5 лайфхаков, которые делают меня продуктивнее

В одном из прошлых постов я расписал свою систему планирования, которая помогает делать много дел за один день и не забывать о долгосрочных задачах. Но одной системы мало. Есть как минимум 3 фактора личной эффективности, которые не охватывает система:

1. Концентрация. Когда ты можешь собрать мысли в кучу и с головой уйти в выполнение задачи. Это влияет на качество работы.
2. Скорость. Когда ты можешь делать работу быстро. Это влияет на объем работы за час времени.
3. Приоритетность. Когда ты работаешь над действительно важными задачами. Это говорит о твоей способности управлять приоритетами.

Написал про свои 6 лайфхаков продуктивности, а в заголовках обозначил, на какие факторы эффективности они влияют.

Не держать ничего в голове [концентрация]

Сейчас я много общаюсь с клиентами. Это всегда неожиданно: ты не знаешь, когда и что тебе ответят. Могут отвечать разные люди, правки летят со всех сторон — одним словом, хаос. Если ты не записываешь задачи в одно место, а держишь их в голове, начинается кавардак. Ты забываешь, что нужно сделать, что ты кому обещал. А потом пытаешься все усиленно вспомнить.

Куда проще сразу записывать все задачи. Я это делаю в экселе. Записал — и можно выбросить из головы. А затем выделить время на выполнение работы. За счет этого ты оставляешь разум чистым и лучше концентрируешься на задачах.

Если задача многоуровневая и ее нужно выполнять регулярно, то очень помогают скрипты. Я использую скрипт для публикации статьи в блог. Публикация — это множество однотипных действий: отрисовать картинки, провести текст через Типограф, обновить файл sitemap, сделать анонсы в соц. сетях и т. п. Если бы я держал все действия в голове, я бы взорвался. А скрипт позволяет разгрузиться и ничего не забыть.

Систематизация [концентрация, скорость]

Бывает, что тебе нужно проделывать одни и те же механические действия. У  меня таких задач две — подготовка картинок для записей в блоге и организация проектных досок в Трелло.

Создавать одни и те же макеты для картинок — то еще удовольствие! Оказалось, что жить намного проще, когда для таких задач есть шаблоны. Сейчас я в два клика копирую макеты, а дальше просто меняю текст и картинку на заднем фоне. Удобно и быстро!

3. Люди — в начале дня [скорость, приоритетность]

Однажды я стал «бутылочным горлышком». Это когда без твоего участие работа не может двигаться дальше. Дизайнер должен был согласовать со мной макеты, а я погряз в рутине и смог ответить только под вечер. Итог — работа встала на день, дизайнер не имел других задач и ждал моего ответа. Проблемы бы не возникло, если бы я выделил время утром и изучил макеты.

Еще считаю важным писать клиентам в начале дня. Чтобы они не волновались о статусе проекта и могли оперативно задавать вопросы. Это тоже своеобразное «горлышко», когда без твоих сообщений клиент не будет понимать, что происходит с проектом.

Убивать двух зайцев [скорость, приоритетность]

Делать два дела одновременно — сложно, а вот выполнять несколько задач одним делом по силам любому. Это когда результат твоей работы можно использовать в разных местах.

Пару недель назад мне я должен был подготовить две презентации для выступления. Убить двух зайцев оказалось просто — я сделал общий шаблон для презентаций, а часть слайдов использовал в обоих выступлениях.

Второй пример. Я давно хотел написать статью о планировании, но никак не доходили руки. Недавно в фонде «Первое Поколение» попросили описать, как участники планируют свой день. В результате я написал объемный материал для фонда, а затем упаковал его в статью в блог.

Качественный отдых [концентрация]

В начале декабря я впервые в жизни попал в состояние потока. Это продолжалось неделю: я дважды спал в коворкинге, не ходил на учебу и выполнил огромную кучу задач. Это крутое состояние: у тебя бешенная мотивация, а в голове — множество идей. Начал думать, как я смог войти в это состояние.

Понял, что основным фактором был качественный отдых. На протяжении 2-х месяцев до этого я практически не гулял, не ходил в кино, не исследовал Москву. А перед «потоком» я на день съездил в Воронеж, а затем вместе с ребятами из фонда посетил собачий приют.

Контраст перезагрузил меня. Причем это произошло как-то естественно — я не заметил перехода. Но выводы сделал.

Экстренная помощь — согласование [приоритетность]

Менеджер проектов должен уметь управлять сроками. Сначала я думал, что все проекты нужно делать максимально быстро, вне зависимости от сроков. Тогда проект завершится быстрее и можно будет бросить силы на новый. Это было наивно.

Я не предполагал, что в спешке дедлайны по нескольким проектам могут прийтись на один день. И тогда будет очень несладко и тебе, и команде. Так я дважды сидел до часу ночи, доделывая вместе с дизайнерами макеты, которые нужно сдать с утра. Макеты мы сдавали, но команда изматывалась.

В какой-то момент я понял, что время — это более гибкая штука. Например, в рамках проекта есть этапы согласования с клиентом. Время на согласование не входит в рабочие часы, а значит не сокращает выделенное в договоре время на проект. С другой стороны, согласование позволяет взять обратную связь с клиента и сделать работу лучше.

Получается, ты убиваешь двух зайцев. Если чувствуешь приближение аврала, можно отдать часть работ на согласование и освободить время для других проектов. Но этим нельзя злоупотреблять — откладывать срочный проект или откладывать из-за некачественно выполненной работы. И в целом считаю, что этот инструмент стоит использовать только в экстренных случаях.

Эти лайфхаки позволяют мне управлять своим временем и делать работу качественно. Надеюсь, они помогут вам увеличить личную эффективность!